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Déclarations CNIL

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés

"L'informatique doit respecter l'identité humaine, les droits de l'homme, la vie privée et les libertés". Les traitements informatiques concernant les données personnelles des personnels, des parents et des élèves doivent être déclarés à la CNIL.

Logo de la CNIL

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La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) a pour mission essentielle de protéger la vie privée et les libertés individuelles ou publiques.
La loi impose des obligations aux utilisateurs de données personnelles ; la CNIL en assure le contrôle.

Données à caractère personnel

Des données sont considérées comme à caractère personnel dès lors qu'elles permettent d'identifier directement ou indirectement des personnes physiques (ex. : nom, n° d'immatriculation, n° de téléphone, photographie, éléments biométriques tels que l'empreinte digitale, A.D.N., numéro d'Identification Nationale des Eléves).

Il peut s'agir d'informations qui ne sont pas associées au nom d'une personne mais qui permettent aisément de l'identifier et de connaitre ses habitudes ou ses gouts.

Types de déclarations

En fonction du type de traitement effectué, il faudra ou non procéder à une déclaration auprès de la CNIL.
  • Soit le traitement est dispensé de déclaration
  • Soit une déclaration simplifiée si le traitement informatique effectué rentre dans ce cadre très précis (exemple les espaces numériques de travail)
  • Soit une déclaration normale dans les autres cas.
Le site de la CNIL aide les utilisateurs à trouver la déclaration à effectuer en fonction du domaine professionnel concerné.


Déclarations concernant les établissements scolaires

Les traitements informatiques des données personnelles des personnels, des parents ou des élèves (gestion des notes, des absences, les espaces numériques de travail, etc ... ) doivent donc faire l'objet d'une déclaration à la CNIL.

Par exemple Sconet,  la plate forme académique gibii ont fait l'objet d'une déclaration CNIL.

Déclaration simplifiée

La Cnil s'est livrée à un travail approfondi avec notre ministère sur le sujet des Espaces Numériques de Travail.

La majorité des logiciels utilisés dans nos établissements peuvent se retrouver dans cette définition. Dans ce cas il faut procéder à une simple déclaration de conformité.

Déclaration normale

En collège, dans le cadre de l'évaluation du Socle Commun de Compétences et de Connaissance, si vous utilisez un logiciel de suivi habilité à exporter des données vers SIECLE LPC, une déclaration normale est nécessaire (une déclaration simplifiée n'est pas suffisante au regard, notamment, des durées de conservation de certaines données).

Utilisation du logiciel académique OASIS
La déclaration est faite par le rectorat. Les informations (date de déclaration des bases et date de réception du récépissé) vous seront communiqués dès réception.

Utilisation d'un logiciel tiers non académique
La déclaration est faite par l'établissement qui devra se mettre en rapport avec son prestataire pour connaître les détails du traitement informatique (données recueillies, durée de conservation...) Consultez l'aticle déclaration normale CNIL pour en savoir plus.


Ces actes engagent l'établissement. C'est donc au chef d'établissement de procéder à cette déclaration après validation par le conseil d'administration.

Les sites web d'établissement

Les sites web destinés à la communication des services publics n'ont plus à être déclarés à la "Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés".

Les sites «vitrines», institutionnels, sont en principe dispensés de déclaration, s'ils ont un but d'information ou de communication externe et qu'ils respectent les règles prévues dans la dispense de déclaration n°7 adoptée par la CNIL.

La dispense de déclaration citée dans cet extrait indique les traitements informatiques qui peuvent être effectués dans ce but d'information ou de communication externe : 
http://www.cnil.fr/en-savoir-plus/deliberations/deliberation/delib/107/

C'est la raison pour laquelle nous n'hébergeons pas sur le serveur web du rectorat des applications qui gèreraient des données personnelles.

Date de mise à jour : 16/04/2012


Pour en savoir plus :

Informer les personnes

Parallèlement à ces déclarations, l'établissement doit informer les personnes concernées par le traitement informatique (notamment les responsables légaux pour les élèves mineurs) de la collecte et de la destination des données les concernant ainsi que leurs droits d'opposition et de rectification.

Question

L'établissement est-il tenu de faire une déclaration à la CNIL pour la gestion des notes, le cahier de textes, le passage en Demi-Pension ou le SE3 puisque les données utilisées sont celles extraites de la base SCONET déjà déclarée par les services académiques ?

Oui, car ces données subissent un traitement (voire une diffusion) différent de celui qui est prévu par Sconet. Une déclaration de conformité de type "Espace Numérique de Travail" s'applique à ce cas.

Pour préparer votre déclaration simplifiée, vous pouvez visualiser l'article la déclaration CNIL simplifiée.
En ce qui concerne les exports vers SIECLE LPC, il est indispensable d'effectuer une déclaration CNIL normale.

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